Modelización financiera con Excel (II)

Buenas prácticas para realizar modelizaciones financieras útiles y fiables

En un artículo anterior (Modelización financiera con Excel I) hacíamos referencia a la importancia de la adopción de una metodología rigurosa para construir modelos financieros que cumplan con dos requisitos básicos exigibles:

1. Conseguir que los modelos sean entendibles y su lógica pueda ser seguida por terceras personas diferentes de las que han creado el modelo,
2. Conseguir modelos con una vida útil prolongada, es decir, que la introducción de actualizaciones y modificaciones sea fácil y segura al margen de las personas que crearon inicialmente el modelo.

Muchos de nosotros hemos tenido la frustrante experiencia de enfrentarnos a modelos tan enrevesados que, al cabo de unas cuantas horas de intentar entender la lógica subyacente, se acaba llegando a la conclusión que más vale partir de una hoja en blanco, y empezar de cero, que asumir el legado recibido.

También se suele creer que esta situación es irremediable y consustancial a Excel. Es decir, su utilidad no va más allá de poder improvisar esquemas ‘ad hoc’ de usar y tirar, por lo que no es válido para construir modelos que perduren a largo plazo.

Sin embargo, y con las limitaciones que veremos más adelante, lo cierto es que es posible realizar modelos sólidos, trazables, estructurados, seguros y que resistan el paso del tiempo y la actualización sucesiva por distintos analistas.

Si bien ello depende en gran parte de la habilidad y experiencia del analista que construye inicialmente el modelo, existen buenas prácticas que podemos adoptar para que sea así.

De hecho, existen organismos que tratan de estandarizar y generalizar estas buenas prácticas para crear una base común de conocimiento. Quizá el estándar más conocido sea FAST (https://www.fast-standard.org/), aunque nuestra recomendación es que quien desee profundizar al respecto descargue el documento Financial modelling code editado por el Instituto de Censores Jurados de Inglaterra y Gales (https://www.icaew.com/) con reglas y recomendaciones muy útiles y claras.

Sin pretender realizar una revisión exhaustiva de todas las buenas prácticas que pueden ser adoptadas, indicaremos algunas de las que, en nuestra práctica habitual, consideramos más relevantes.

Evitar links entre diferentes libros de Excel

Conviene que todos los datos y la lógica del modelo estén presentes en un solo libro autónomo y autoreferenciado. De hecho, también conviene evitar la proliferación de hojas dentro de dicho libro, ya que ello añade más posibilidades de error y dificulta el seguimiento de la lógica del modelo.

Si el libro debe partir de la información importada de otro libro, lo ideal es tener una primera solapa llamada ‘input’ o similar donde se realice el volcado en valores de la información de partida procedente de otro libro Excel (u otra fuente de información).

Es cierto que Excel tiene capacidades para la importación dinámica, pero aquí seguramente deberemos valorar si utilizar estas capacidades o delegarlas a otras herramientas, como Power BI, que además podrán realizar un proceso de ETL más sofisticado y robusto y, a continuación, exportar a Excel en el formato de valores deseado el resultado del proceso.

Marcar claramente las celdas de entrada de información

Lo ideal es poder distinguir estas celdas de una manera muy visible (en general mediante un color de celda diferente). Una medida adicional fácil de implementar es proteger todas las celdas del libro excepto aquellas que son de entrada, para evitar una manipulación involuntaria de las celdas formuladas.

A propósito de los colores, aquí también aplica la regla de ‘menos es más’: la paleta de colores debería estar muy limitada (tres o cuatro colores) de un par de tonalidades como máximo, como por ejemplo grises y azules. Asignar significados a los colores y utilizar muchas tonalidades no es buena idea. Ni por lo que respecta a la claridad ni por lo que respecta a la estética.

Asimismo, debe evitarse la proliferación de líneas, encuadrados, celdas combinadas, etc. Además de dificultar la edición, una estética recargada es más difícil de seguir que una estética más austera (excepto quizá para su autor).

Evitar fórmulas complejas

Las fórmulas complejas roban mucho tiempo para su comprensión y actúan en la práctica como ‘caja negra’ ya que suelen no comprobarse por pereza en revisiones posteriores. Una práctica posible en estos casos es la de expandir el cálculo en dos o más etapas más fácilmente inteligibles y trazables, en lugar de compactar estos pasos en una única fórmula.

Además, en ocasiones, las fórmulas complejas suelen revelar una mala praxis y un conocimiento pobre de las funciones de Excel. Por ejemplo, las típicas fórmulas con múltiples condicionales ‘SI’ anidados son agotadoras en su seguimiento y en ocasiones ayudan más a hacerse una idea de la manera de razonar del autor que ha perpetrado la fórmula, que de la lógica de negocio subyacente. Fórmulas como ‘SI.CONJUNTO’ o ‘SUMAR.SI.CONJUNTO’ suelen resolver lo pretendido con las anidaciones de condicionales de manera más clara y eficaz.

Estructuración coherente de la información

Si existen varias hojas en un libro la primera de ellas debería ser una de tipo índice, que debe mostrar, mejor gráficamente, el esquema de vinculación entre ellas.

Dentro de cada hoja la información debe leerse de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Conviene evitar al máximo los saltos hacia atrás en este esquema.

En las hojas de modelización financiera el eje “x” (las columnas) debe reservarse al tiempo, de manera que cada columna signifique un lapso temporal concreto (un mes, un trimestre, un año). Las columnas deben ser bloques homogéneos y continuos evitando por ejemplo totalizadores trimestrales en medio de columnas mensuales.

Evitar errores con los signos

Quizá el error que produce más escalofríos al detectarse es cuando se constata que los beneficios que prevé el modelo son superiores a los que debemos esperar en la realidad porque un gasto se ha sumado cuando debería haberse restado.

Utilizar valores expresados en valor absoluto y otorgarle el signo en la fórmula es una mala idea. Lo recomendable es que cada importe incorpore su signo natural y que las fórmulas totalizadoras únicamente sumen cifras con los signos ya incorporados.

Los signos naturales deseables son: en la cuenta de explotación los ingresos tienen signo positivo y los gastos tienen signo negativo; en el cash flow las entradas de caja tiene signo positivo y las salidas tienen signo negativo.

Únicamente en el Balance podemos tratar los saldos (activos y pasivos) por su importe en valor absoluto para facilitar una lectura natural y teniendo en cuenta que el balance ya incorpora un mecanismo intrínseco para evitar errores: el balance debe estar cuadrado, es decir, la suma de los activos debe ser igual a la suma de los pasivos más el patrimonio neto.

Crear puntos de control

Un aspecto clave para garantizar la coherencia de un modelo y detectar posibles errores es introducir puntos de control que evidencien de una manera visual el cumplimiento de la lógica de negocio subyacente al mismo.

Por ejemplo, una regla de negocio básica es que todo lo que se factura como ingreso debe ser cobrado. Se puede objetar que puede haber morosidad, o que en un periodo se pueden cobrar facturaciones de periodos anteriores o dejar de cobrar facturaciones para hacerlo en periodos posteriores. Sin embargo, ello solo significa que debemos tener en cuenta la variación del saldo de clientes o contemplar pérdidas por morosidad en la cuenta de explotación. No obstante, la regla de que no podemos cobrar más ni menos que lo que facturemos continúa estando siempre ahí y conviene detectar si, por alguna razón, el modelo contempla erróneamente algo diferente de esto.

El control más comprensivo y evidente en un modelo financiero lo constituye sin duda el Balance. Todos las magnitudes económicas y flujos simulados en un modelo tienen incidencia en el Balance, el cual debe estar cuadrado al inicio y después de cada hito temporal del modelo (es decir en cada columna).

Además de como elemento que muestra la situación patrimonial en cada momento del tiempo, la importancia del Balance como elemento de cuadre es tan fundamental que difícilmente se puede denominar modelo financiero a aquel que no tenga perfectamente desarrollados los tres elementos básicos que describen financieramente la realidad de una empresa: La Cuenta de Explotación, El Cash Flow y el Balance.

Las buenas prácticas enunciadas convierten Excel en una herramienta óptima para realizar modelizaciones financieras, pero debe detectarse cuando estamos superando los límites de su utilización razonable. Excel no debería ser utilizado como base de datos, ni como soporte para programar tareas repetitivas, ni siquiera como elemento de visualización eficiente de información.

Herramientas como Power BI o desarrollos robustos de programación deben ser la alternativa más razonable a pesar de que Excel tenga las capacidades para dar una respuesta inicial a los problemas planeados. En este sentido, es necesario evaluar muy bien el propósito del modelo y del output que queremos conseguir antes de iniciar un proyecto complejo basado en Excel.

Asimismo, también es deseable planificar inicialmente el grado de sofisticación que deseamos otorgar al modelo. Un modelo debe pretender ser una representación simplificada de la realidad, no una representación exacta de la realidad. La experiencia práctica nos demuestra que la superposición de múltiples reglas de negocio, cada vez más detalladas y para contemplar toda la casuística posible, no siempre redunda en una mayor precisión, sino en muchas ocasiones en una complejidad de dudosa utilidad y muy difícil de gestionar.